구글 워크스페이스 그룹스 활용

 

구글 그룹스 아이콘

사진 삭제

회사에 직원이 들어오면 메일을 생성해주는데 보통 이름으로 만들어준다.

이게 잘못된 건 아니지만 직원이 그만둔다면?

그럼 새로운 담당자를 뽑아 또 이름으로 메일을 만들어주고

이전 거래처나 담당자들에게 새로운 담당자를 안내하는 절차를 갖는다.

 

업무별로 메일을 생성할 수도 있다. 영업부 담당자가 sales@m.co.kr 메일을 쓰고 있다면

담당 직원이 변경되더라도 sales 메일을 그대로 주면 되니까 좀 수월하다.

 

그런데 구글 메일은 다계정 등록이 가능해서 크롬에 여러 계정을 사용하고 있다면

개인 용도로도 메일이 섞여 있을 수도 있고

아무래도 남한테 계정을 그대로 넘기는건 불편해할 수도 있고

최악의 경우 메일을 다 지우고 나가버리는 사태를 맞이할 수도 있다.

게다가 회사에 메일 담당자를 따로 두고 있지 않은 회사라면 메일 데이터를 담보하기도 어렵다.

 

그룹스를 활용하면 몇 가지 면에서 이런 문제를 사전에 방지할 수 있다.

단, 이미 위와 같이 사용해왔다면 "사전에 방지하"지 못했으므로 그냥 쓰는게 나을 수도 있다.

내용을 잘 살펴보고 결정하기 바란다.

 

우선 홍길동이 오늘 세일즈 팀에 입사했다.

그에게 gildong@m.co.kr 개인 메일을 발급해줬다.

세일즈팀에는 전우치도 있고 임꺽정도 있다. 이름이 다 도둑놈들 뿐이네.

 

그룹스에서 sales 그룹을 만들고 설정한다.(권한 등을 간단히 설정하는 절차가 있다.)

이 그룹은 sales@m.co.kr 주소가 생성된다.

sales@m.co.kr 그룹에 gildong@m.co.kr, woochi@m.co.kr, kkukjung@m.co.kr 을 멤버로 등록해준다.

 

게시 정책을 설정해준다

대표사진 삭제

 

명함에는 sales@m.co.kr로 메일로 찍어서 메일이 들어오면 세 명의 직원에게 배달이 된다.

직원이 답변을 할 때 회신을 작성하는 주소를 본인의 주소로 설정할 수도 있고,

sales@m.co.kr로 설정할 수도 있다.

 

관리자나 사용자는 다음의 사항을 생각해야 한다.

 

1. 보안 정보를 다루는 업무(세일즈도 마찬가지지만)에는 개별 메일을 사용해야지.
2. 그룹스 주소로 메일을 받을 수도 있고, 그룹스 주소로 메일을 발송할 수도 있다.
3. 그냥 메일 주소가 있는 공유 게시판이 생성된다고 생각하면 된다.
4. 따라서, 외부인이 메일을 보낼 수 있게 설정하는 절차가 필요하다.
5. 관리 경험상 전체 직원이 등록된 all@m.co.kr 그룹은 많이들 활용하고 있다.
6. 당연히 외부에서 all@m.co.kr로 메일을 보내는걸 차단할 수도 있다.
7. 조직에 변경 사항이 있으면 그룹에서 넣고 빼고 하면 된다.
8. 그룹스로 생성되는 메일 주소는 구글 워크스페이스의 라이선스와 무관하다. 공짜라고.

 

예를 들어 홍길동이 1인 기업인데 gildong@m.co.kr 메일을 만들어서

ceo@m.co.kr, sales@m.co.kr, market@m.co.kr 등의 그룹을 비용 부담 없이 무제한으로 만들어 쓸 수 있다.

 

진짜 1인 기업이라면 메일에 별명 주소를 추가해서 사용할 수도 있지만

조직이 있는 기업이라면 그룹스를 적극 활용해볼 만 하다.

 

만일 당신이 메일 서비스가 어떻게 운영되는지 자세히 알지 못한다면

전문가에게 의뢰하는 것이 안전할 수 있다.

​

기업메일 서비스 상담 070-8795-6272, http://www.diploid.co.kr 

디플로이드

"귀하께서 표현하지 못하실 수는 있어도 디플로이드가 이해하지 못하는 것은 없습니다!"

#구글워크스페이스 #구글기업메일 #구글GSuite #구글앱스 #기업메일 #회사메일

구글워크스페이스, 구글기업메일, 구글GSuite, 구글앱스, 기업메일, 회사메일